Recebi intimação da Receita Federal: o que fazer agora

Leia a intimação inteira ainda hoje, anote a data de ciência e veja o que a Receita está pedindo: um documento, uma explicação ou o pagamento de um valor já lançado. Quando o documento é um auto de infração, o prazo para impugnar é de 20 dias úteis a partir da ciência. Reúna os papéis do período citado e passe tudo por um contador antes de responder.

O que a intimação está pedindo

A palavra intimação assusta, mas nem sempre ela traz uma cobrança. Boa parte das que chegam às empresas de Campo Grande pede apenas que se apresentem notas, livros ou esclarecimentos sobre uma diferença entre o que a empresa declarou e o que clientes, bancos ou operadoras de cartão informaram. Outras já chegam com um lançamento de ofício, com o imposto, os juros e a multa calculados. O que muda o caminho é o tipo, então vale ler o documento do começo ao fim e anotar o período, o tributo e o pedido.

Muitas dessas diferenças aparecem no cruzamento eletrônico do Fisco, que confronta a declaração da empresa com os dados enviados por terceiros. Saber de onde veio o número ajuda a entender se o problema está no imposto ou só na informação prestada.

Como contar o prazo

O prazo não começa no dia em que alguém abriu a mensagem, e sim na ciência. Pelo artigo 23 do Decreto 70.235/1972, na intimação por meio eletrônico a ciência acontece 15 dias depois da data registrada no domicílio tributário eletrônico, ou antes disso, no dia em que a empresa consultar a mensagem.

Quando a intimação traz uma exigência, a impugnação deve ser apresentada em 20 dias úteis contados da intimação, conforme o artigo 15 do mesmo decreto, na redação dada pela Lei Complementar 227/2026. Já o termo que pede documentos durante uma fiscalização traz o prazo escrito nele, e esse prazo precisa ser cumprido ou ter a prorrogação pedida por escrito.

Passo a passo do que fazer

• Anote a data de ciência: é dela que sai o último dia para responder.
• Separe o tipo de pedido: documento, esclarecimento ou exigência de pagamento.
• Junte o período citado: notas, livros, declarações entregues, extratos e guias pagas.
• Confira se a cobrança procede: compare o declarado com a escrituração e com o que terceiros informaram.
• Escolha o caminho: atender ao pedido, pagar ou parcelar o que procede, ou impugnar o que não procede, com argumentos e provas.
• Protocole no prazo: a resposta segue pelos canais da Receita Federal, e a empresa guarda cópia de tudo o que entregou.

Esse levantamento faz parte da contabilidade fiscal e tributária, que confere o período antes de qualquer resposta ao Fisco.

O que acontece se perder o prazo

Exigência que não é impugnada no prazo se torna definitiva na esfera administrativa e segue para cobrança. No lançamento de ofício por falta de pagamento, falta de declaração ou declaração inexata, a multa do artigo 44, inciso I, da Lei 9.430/1996 é de 75% sobre o imposto, somada aos juros. O passo seguinte costuma ser a inscrição em dívida ativa, que trava a certidão negativa pedida em licitação, financiamento e renovação de contrato.

Corrigir a declaração depois de intimado também não traz o benefício da denúncia espontânea. O parágrafo único do artigo 138 do Código Tributário Nacional diz que não é espontânea a denúncia feita depois do início de procedimento de fiscalização relacionado com a infração. Por isso a autorregularização antes da intimação sai mais barata do que a resposta depois dela.

Erros comuns e documentos para separar

• Esperar a mensagem ser lida: a ciência eletrônica corre mesmo que ninguém abra a caixa postal.
• Responder sem conferir: um número diferente da escrituração cria uma divergência nova.
• Pagar tudo de imediato: parte do valor pode não ser devida e merecer impugnação.
• Documentos: a intimação, as declarações do período, livros contábeis e fiscais, notas de entrada e saída, extratos e comprovantes de pagamento.

Quem recebe um aviso costuma ter outros guardados. Uma rotina de leitura da caixa postal eletrônica evita que o próximo prazo corra sem ninguém saber.

Quando vale pedir mais prazo

Na intimação para apresentar documentos durante uma fiscalização, quando o volume é grande ou parte dos papéis está com terceiros, como um banco ou o antigo contador, a empresa pode pedir prorrogação por escrito e explicar o motivo. O pedido sai antes do vencimento, e o mais seguro é entregar o que já está pronto e indicar o que falta e por quê.

Intimação estadual ou municipal

Nem toda intimação vem da Receita Federal. Em Campo Grande, quem tem inscrição estadual pode receber comunicação da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso do Sul sobre ICMS, e quem presta serviço pode ser chamado pela Prefeitura de Campo Grande sobre ISS. Cada órgão tem o seu canal, o seu rito e os seus prazos, previstos na própria legislação, e a resposta precisa seguir a regra de quem intimou.

Como a VGR ajuda

A unidade da VGR em Campo Grande, na Rua Dr. Michel Scaff, 105, Sala 05, Chácara Cachoeira, lê a intimação com você, presencialmente ou a distância, confere o período citado contra a contabilidade e prepara a resposta ou a impugnação com os documentos de apoio. Não há promessa de resultado: o compromisso é com a análise técnica e com a entrega dentro do prazo. Antes de responder qualquer coisa, fale com um escritório de contabilidade em Campo Grande. Para ver outras situações que pedem um contador, volte ao índice.

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Fontes oficiais

Planalto, Decreto 70.235/1972, Planalto, Lei 9.430/1996, Planalto, Código Tributário Nacional

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em 18 de outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.