Simples Nacional: os dois limites que a empresa precisa vigiar
O Simples Nacional tem dois limites, e a maioria das empresas só conhece um. O limite de R$ 4,8 milhões define a permanência no regime; o sublimite de R$ 3,6 milhões define se o ICMS e o ISS continuam dentro da guia unificada. Ultrapassar o segundo sem perceber é o erro que mais gera cobrança retroativa, porque a empresa continua recolhendo pelo Simples enquanto já devia recolher esses dois tributos por fora.
Os dois limites e o que cada um controla
A Lei Complementar 123/2006 fixa em R$ 4,8 milhões a receita bruta anual máxima para permanecer no Simples Nacional. Passou disso, a empresa é excluída do regime.
Existe um segundo patamar, de R$ 3,6 milhões, que não expulsa a empresa do regime: ele apenas retira o ICMS e o ISS da guia unificada. A empresa segue no Simples para os tributos federais e passa a recolher esses dois pelas regras normais dos respectivos entes.
A confusão entre os dois é frequente e cara. Empresa que fatura R$ 4 milhões continua no Simples e já deveria estar recolhendo ICMS e ISS por fora, e descobre isso quando a Secretaria de Fazenda ou a Prefeitura aponta a diferença.
O limite é da empresa, não do estabelecimento
A receita bruta considerada soma matriz e todas as filiais. Empresa de Campo Grande que abre unidade em outra cidade precisa acompanhar o acumulado consolidado, porque é ele que determina a posição frente aos dois limites.
Quem pode optar e o que impede a opção
Podem optar microempresas e empresas de pequeno porte dentro do limite de receita, desde que a atividade não esteja entre as vedadas pela Lei Complementar 123/2006 e a composição societária atenda às restrições.
Ficam de fora as sociedades por ações, as empresas que têm pessoa jurídica no quadro societário, as que têm sócio residente no exterior e as que participam do capital de outra pessoa jurídica.
Existe ainda um impedimento que não depende da atividade: débito em aberto com a Receita Federal, com o INSS, com o estado ou com o município bloqueia a opção enquanto não for regularizado ou parcelado. Em Campo Grande, débito de ISS é a causa mais comum de indeferimento em empresa de serviço.
Quando a exclusão produz efeito e quando retroage
O efeito da exclusão depende do tamanho do excesso, e essa diferença define se a empresa tem tempo de se organizar ou se vai apurar o passado de novo.
Excesso de até 20% do limite costuma produzir efeito a partir do ano seguinte. Acima disso, o efeito pode retroagir ao mês em que o excesso ocorreu, e nesse caso a empresa reapura todo o período pelas regras do novo regime, com diferença a recolher e acréscimos.
Há também a exclusão por outros motivos, como débito não regularizado ou exercício de atividade vedada, e nesses casos o efeito segue a regra própria de cada hipótese. Na exclusão por débito, há prazo para regularizar e continuar no regime, como mostra o roteiro da empresa excluída do Simples Nacional.
| Evento | Efeito | O que a empresa precisa fazer |
|---|---|---|
| Ultrapassa o sublimite | ICMS e ISS saem da guia | Passar a apurar os dois por fora |
| Excesso de até 20% do limite | Exclusão no ano seguinte | Planejar a transição com antecedência |
| Excesso acima de 20% | Pode retroagir ao mês do excesso | Reapurar o período pelo novo regime |
| Débito não regularizado | Exclusão por pendência | Regularizar ou parcelar no prazo |
| Atividade vedada | Exclusão de ofício | Rever objeto social e enquadramento |
O que compõe o custo de permanecer no regime
A alíquota da guia é a parcela visível, e sobe conforme a faixa de receita acumulada. Ela não é o custo total.
A segunda parcela é o que continua devido fora da guia: a contribuição previdenciária patronal nas atividades do Anexo IV, as retenções que a empresa faz na condição de fonte pagadora e, depois do sublimite, o ICMS e o ISS.
A terceira é o custo de conformidade, que no Simples é o menor entre os três regimes. Menos declarações e escrituração mais enxuta significam menos horas, e isso tem valor real para empresa com equipe administrativa pequena.
Em atividade de serviço existe ainda um mecanismo que muda a alíquota conforme o peso da folha de pagamento, e ele precisa ser conferido todo mês junto com a faixa: é o fator R.
O que dá errado quando ninguém acompanha o acumulado
O erro raramente é estourar o limite; é descobrir o estouro depois. Empresa que olha só o faturamento do mês não enxerga o acumulado dos últimos doze meses, que é o número que importa.
Quando a descoberta é tardia, a correção alcança meses já fechados, com guias emitidas e declarações entregues. Retificar tudo isso custa tempo e gera diferença a recolher com acréscimos.
Há ainda um efeito de caixa: a empresa que sai do Simples passa a recolher tributos separados, com vencimentos e bases diferentes, e o fluxo do mês muda. Quem descobre com dois ou três meses de antecedência se prepara; quem descobre depois absorve o impacto de uma vez.
A conferência de cinco minutos
Somar a receita bruta dos últimos doze meses e comparar com os dois patamares, todo mês, no fechamento. É a verificação mais barata do calendário fiscal e a que evita a correção mais cara. A rotina está descrita em contabilidade fiscal e tributária.
Sair do Simples para o Presumido ou para o Real
Quem deixa o Simples cai no Lucro Presumido ou no Lucro Real, e a escolha entre os dois depende principalmente da margem real do negócio comparada à margem presumida da atividade.
A tabela resume quando cada caminho costuma fazer sentido. Nenhuma linha substitui a simulação com os números da empresa.
| Situação | Caminho provável | Por quê |
|---|---|---|
| Margem real abaixo da presumida | Lucro Real | Tributa o lucro efetivo |
| Margem real acima da presumida | Lucro Presumido | Base fixada por lei fica menor |
| Muito crédito de PIS e Cofins | Lucro Real | Regime não cumulativo aproveita crédito |
| Estrutura administrativa enxuta | Lucro Presumido | Custo de conformidade menor |
| Prejuízo ou margem instável | Lucro Real | Prejuízo compensa em períodos futuros |
Como se faz a transição sem sobressalto
A transição começa pelo cálculo do novo custo tributário mensal, para que a empresa saiba de quanto é o aumento antes de ele acontecer. Esse número muda preço, prazo e política de desconto.
Em seguida vêm as adequações operacionais: emissão de documento fiscal com destaque de tributos, apuração separada de cada tributo, novas obrigações acessórias e, no Lucro Real, escrituração completa.
A etapa mais esquecida é a revisão de preço. Empresa que sai do Simples e mantém a mesma tabela absorve o aumento inteiro na margem, e costuma perceber isso três ou quatro meses depois, quando o resultado já caiu.
Quem controla cada limite
A administração do regime cabe ao Comitê Gestor do Simples Nacional, e a fiscalização dos tributos federais compete à Receita Federal do Brasil.
O sublimite que retira o ICMS da guia é aplicado pela Secretaria de Fazenda de Mato Grosso do Sul, que é quem fiscaliza a apuração desse tributo depois da saída.
O ISS responde à Prefeitura Municipal de Campo Grande, que também fiscaliza a retenção feita por tomadores de serviço estabelecidos no município. Débito em qualquer dessas esferas impede a opção e pode motivar exclusão. Quem acompanha o acumulado do ano costuma ser a contabilidade em Campo Grande que faz a apuração mensal.
O que é típico da empresa de Campo Grande nesse tema
A capital concentra empresa de serviço que cresce rápido e atravessa o sublimite antes de perceber, principalmente clínicas, empresas de tecnologia e prestadores para o setor público. São perfis com faturamento em degrau, e não em rampa.
Empresa que presta serviço para tomador que retém ISS na fonte precisa de atenção redobrada depois do sublimite, porque a apuração fora da guia convive com a retenção, e recolher os dois é erro comum.
Para quem vende para fora do estado, a saída do Simples muda o tratamento do ICMS interestadual e das obrigações acessórias correspondentes. É a situação em que a transição mal planejada mais gera autuação no primeiro ano.
Perguntas frequentes
Quais são os dois limites do Simples Nacional?
O limite de R$ 4,8 milhões de receita bruta anual, que define a permanência no regime, e o sublimite de R$ 3,6 milhões, que define se ICMS e ISS continuam dentro da guia unificada. Ambos na Lei Complementar 123/2006.
O que muda ao passar do sublimite?
A empresa continua no Simples para os tributos federais e passa a recolher ICMS e ISS por fora, pelas regras normais. Não é exclusão do regime, e é o ponto que mais gera cobrança retroativa por passar despercebido.
Quando a exclusão retroage?
Quando o excesso passa de 20% do limite, o efeito pode retroagir ao mês em que ocorreu, e a empresa reapura todo o período pelas regras do novo regime, com diferença a recolher e acréscimos.
Filial conta para o limite?
Conta. A receita bruta considerada soma matriz e todas as filiais, então empresa com unidade em outra cidade precisa acompanhar o acumulado consolidado.
O que impede a opção pelo regime?
Atividade vedada, sociedade por ações, pessoa jurídica no quadro societário, sócio no exterior e débito em aberto com Receita, INSS, estado ou município. Débito de ISS é a causa mais comum de indeferimento em empresa de serviço.
Para onde a empresa vai ao sair do Simples?
Para o Lucro Presumido ou para o Lucro Real. A escolha depende principalmente da margem real comparada à margem presumida da atividade, e do volume de crédito de PIS e Cofins.
Qual a etapa mais esquecida na transição?
A revisão de preço. Empresa que sai do Simples e mantém a mesma tabela absorve o aumento inteiro na margem e costuma perceber três ou quatro meses depois, quando o resultado já caiu.
Como acompanhar sem esforço?
Somando a receita bruta dos últimos doze meses no fechamento de cada mês e comparando com os dois patamares. Leva poucos minutos e dá dois ou três meses de antecedência para decidir.
Comparar com as alternativas
- Enquadramento e regime tributário a decisão que vale pelo ano.
- Planejamento tributário como reduzir a carga dentro da lei.
- Simples, Presumido ou Real a comparação entre os três.
- Lucro Real: quando é obrigatório as hipóteses de obrigatoriedade.
Fontes oficiais
Sua empresa está perto de algum dos dois limites?
A VGR acompanha o acumulado dos últimos doze meses, avisa com antecedência e calcula o custo da transição antes que ela aconteça. A conversa inicial é sem compromisso.
Conteúdo produzido e revisado por Vagner Aparecido Florentino, contador especialista e responsável técnico pela VGR - Gestão Contábil e Controladoria. Unidade responsável: Campo Grande / MS. Revisão: setembro de 2026. Este material é informativo e não substitui análise individual.
Aprofunde em cada ponto
- Fator R: Como o fator R define o anexo do Simples, por que a escolha entre sócio e empregado muda o índice e o que comparar antes de ajustar o pró-labore.
Conteúdo revisado pela equipe da VGR. Atualizado em .