Encargos sobre a folha: quanto custa um empregado de verdade
O salário é a menor parte da conversa. Sobre ele incidem a contribuição previdenciária patronal, o FGTS, o seguro de acidente do trabalho e as contribuições a terceiros, e ao lado disso correm as provisões de férias com o terço e de décimo terceiro, que são custo do mês corrente ainda que o desembolso venha depois. O percentual total varia bastante conforme o regime tributário da empresa e o anexo do Simples, o que faz o mesmo salário custar valores diferentes em duas empresas de Campo Grande.
- Empresa do Simples nos anexos I, II, III e V não recolhe a contribuição patronal separadamente.
- Empresa no Anexo IV, no Lucro Presumido e no Lucro Real recolhe a contribuição patronal sobre a folha.
- O FGTS incide sobre a remuneração em todos os regimes.
- O RAT varia conforme o grau de risco da atividade e é ajustado por um fator de acidentalidade.
- Provisão de férias e décimo terceiro é custo do mês, mesmo sem desembolso imediato.
O que compõe o custo além do salário
O custo de um empregado tem quatro camadas. A primeira é a remuneração: salário, horas extras, adicionais de insalubridade, periculosidade ou noturno, comissões e demais parcelas de natureza salarial.
A segunda são os encargos incidentes: contribuição previdenciária patronal quando devida, FGTS, seguro de acidente do trabalho e contribuições a terceiros. A terceira são as provisões: férias com o terço constitucional, décimo terceiro e os encargos que incidem sobre eles.
A quarta são os benefícios e obrigações previstos em convenção coletiva ou concedidos pela empresa: vale-transporte, alimentação, plano de saúde, seguro de vida, uniforme e equipamento de proteção. Em muitas categorias de Campo Grande, essa quarta camada não é pequena.
Provisão não é despesa futura
Férias e décimo terceiro são direitos que se formam mês a mês, e por isso o custo pertence ao mês em que o trabalho aconteceu, ainda que o pagamento ocorra depois. Empresa que não provisiona apresenta um resultado mensal melhor que o real e leva um susto em novembro e nas férias, quando o desembolso chega concentrado.
Por que o regime tributário muda o custo
Este é o ponto que faz o mesmo salário custar valores diferentes. Na maior parte dos anexos do Simples Nacional, a contribuição previdenciária patronal já está incluída na guia unificada, calculada sobre a receita. A empresa não recolhe esse percentual sobre a folha.
No Anexo IV, que abriga atividades como construção civil, limpeza e vigilância, a contribuição patronal não está na guia e é recolhida sobre a folha, como acontece fora do Simples. No Lucro Presumido e no Lucro Real, o mesmo.
A consequência prática é relevante para a decisão de contratar. Uma empresa de serviços no Anexo III tem custo de contratação menor que uma empresa idêntica no Lucro Presumido, e isso precisa entrar na simulação de regime junto com a alíquota do faturamento.
| Encargo | Simples anexos I, II, III e V | Anexo IV, Presumido e Real |
|---|---|---|
| Contribuição previdenciária patronal | Incluída na guia unificada | Recolhida sobre a folha |
| FGTS | Devido | Devido |
| Seguro de acidente do trabalho | Não recolhido à parte | Recolhido conforme grau de risco |
| Contribuições a terceiros | Não recolhidas à parte | Recolhidas conforme o código |
| Provisões de férias e décimo terceiro | Existem | Existem |
RAT, grau de risco e o fator de acidentalidade
O seguro de acidente do trabalho é calculado por uma alíquota definida conforme o grau de risco da atividade preponderante da empresa, identificada pelo CNAE. Escritório tem risco menor que canteiro de obra, e a alíquota reflete isso.
Sobre essa alíquota incide ainda um fator de ajuste calculado a partir da acidentalidade da própria empresa em comparação com o setor. Empresa com bom histórico de segurança paga menos, empresa com muitos afastamentos paga mais.
Isso significa que investir em prevenção tem retorno mensurável na folha, e não apenas na redução de passivo. Muita empresa de Campo Grande desconhece esse mecanismo e trata segurança do trabalho apenas como custo.
Contribuições a terceiros
Além do INSS patronal, empresas fora do Simples recolhem contribuições destinadas a entidades como sistema S, salário-educação e outras, conforme o código atribuído à atividade. O conjunto costuma ser chamado de terceiros.
O percentual varia conforme o enquadramento, e a atribuição do código correto depende da atividade preponderante. Código errado gera recolhimento a maior ou a menor, e por ser uma parcela que ninguém confere, o erro sobrevive por anos.
É um dos itens que aparece no levantamento quando a VGR revisa a folha de uma empresa vinda de outro escritório, e às vezes gera crédito a recuperar.
Como montar o custo real antes de contratar
A conta correta parte do salário definido conforme o piso da categoria na convenção coletiva, soma os adicionais que a função exige, aplica os encargos devidos conforme o regime da empresa e acrescenta as provisões proporcionais.
Depois entram os benefícios da convenção e os custos de saúde e segurança do trabalho exigidos pelo grau de risco. Só então se chega ao valor mensal efetivo daquele posto de trabalho.
É comum o empresário planejar pelo salário e descobrir o custo cheio no primeiro fechamento. A diferença muda a decisão em muitos casos, inclusive redefinindo se a empresa contrata um empregado, contrata dois em jornada parcial ou terceiriza aquela função. Esse cálculo é parte do serviço de departamento pessoal.
Turnover é custo escondido
Rotatividade alta acrescenta ao custo o que não aparece na planilha: rescisão, multa do FGTS, exame demissional, tempo de recrutamento, treinamento e a queda de produtividade durante a curva de aprendizado. Em funções operacionais, esse conjunto costuma superar um mês de salário por substituição.
Onde a folha costuma estar errada
Cinco erros aparecem com frequência. Adicional de insalubridade ou periculosidade pago sem laudo que o fundamente, ou não pago quando o laudo indica. Média de horas extras não integrada às férias e ao décimo terceiro. Verba de natureza indenizatória classificada como remuneração, o que infla a base dos encargos.
Além desses, benefício da convenção coletiva não concedido, e vale-transporte tratado de forma incorreta no desconto do empregado. Cada um deles gera diferença que se acumula silenciosamente.
A conferência periódica da folha é barata perto do custo de descobrir esses pontos numa fiscalização ou numa reclamação. E, com alguma frequência, ela encontra recolhimento a maior que pode ser recuperado. Um contador em Campo Grande pode fazer essa conferência periódica dos encargos e apontar o que foi recolhido a maior.
Perguntas frequentes
Empresa do Simples paga INSS patronal sobre a folha?
Nos anexos I, II, III e V a contribuição previdenciária patronal já está incluída na guia unificada e não é recolhida sobre a folha. No Anexo IV, que abriga construção civil, limpeza e vigilância, ela é recolhida separadamente, como acontece fora do Simples.
Quais encargos incidem sobre a folha de pagamento?
Contribuição previdenciária patronal quando devida, FGTS, seguro de acidente do trabalho e contribuições a terceiros. Ao lado deles correm as provisões de férias com o terço constitucional e de décimo terceiro, com os encargos que incidem sobre essas parcelas.
O que é o RAT e por que ele varia?
É a alíquota do seguro de acidente do trabalho, definida conforme o grau de risco da atividade preponderante identificada pelo CNAE, e ajustada por um fator calculado a partir da acidentalidade da própria empresa comparada ao setor. Bom histórico de segurança reduz a alíquota.
Provisão de férias é despesa do mês ou do futuro?
É custo do mês corrente. O direito se forma mês a mês conforme o trabalho acontece, então o custo pertence ao período trabalhado, ainda que o desembolso ocorra na fruição das férias ou no pagamento do décimo terceiro.
Por que o mesmo salário custa diferente em duas empresas?
Porque o regime tributário muda os encargos incidentes sobre a folha. Empresa de serviços no Anexo III do Simples tem custo de contratação menor que uma empresa idêntica no Lucro Presumido, e isso precisa entrar na simulação de regime.
Investir em segurança do trabalho reduz custo?
Reduz, de forma mensurável. O fator de ajuste aplicado sobre a alíquota do seguro de acidente do trabalho considera a acidentalidade da empresa em relação ao setor, então menos afastamentos resultam em alíquota menor, além da redução de passivo.
Quais os erros mais comuns na folha?
Adicional de insalubridade ou periculosidade pago sem laudo ou não pago quando o laudo indica, média de horas extras não integrada a férias e décimo terceiro, verba indenizatória classificada como remuneração, benefício de convenção não concedido e tratamento incorreto do vale-transporte.
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Fontes oficiais
Instituto Nacional do Seguro Social, FGTS, Portal do eSocial
Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em . Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.