A rotina mensal de controladoria
A rotina de controladoria cabe em quatro momentos do mês: envio dos documentos, fechamento contábil, apuração dos indicadores e reunião de leitura. Cada um com data fixa e responsável definido. O que faz a rotina funcionar não é a sofisticação da análise, é a repetição, e o teste de que ela está funcionando é simples: a reunião termina com decisões escritas.
- Envio de documentos em data combinada, não quando sobra tempo.
- Fechamento contábil logo em seguida, com conciliação e provisões.
- Apuração dos indicadores a partir do fechamento.
- Reunião de leitura com dia marcado e pauta curta.
- Cada indicador fora da faixa dispara uma ação definida antes.
Momento 1: envio dos documentos
Data combinada, nos primeiros dias do mês seguinte. Extratos de todas as contas, relatórios das operadoras de cartão, notas de entrada e saída, comprovantes de despesa e as informações de pessoal do período.
É a parte que depende inteiramente da empresa e a que mais atrasa o resto. Documento que chega tarde empurra o fechamento, que empurra a apuração, que empurra a leitura para o meio do mês seguinte, quando a informação já perdeu utilidade.
Definir quem envia, em qual formato e até que dia resolve a maior parte dos atrasos. A lista está em documentos para enviar ao contador.
O que sempre falta
Extrato de alguma conta secundária, relatório da maquininha e comprovantes de despesas pagas em dinheiro. Os três respondem pela maior parte dos ajustes feitos depois do fechamento, e todos são evitáveis com uma lista de conferência antes do envio.
Momento 2: fechamento contábil
Escrituração dos documentos, conciliação dos saldos contra a realidade, reconhecimento das provisões de férias e décimo terceiro com encargos, depreciação e apuração dos tributos do período.
É o passo que transforma um monte de documentos em informação estruturada. Sem provisões reconhecidas, o resultado do mês aparece melhor do que é, e a análise que vier depois estará viciada.
O fechamento precisa acontecer com folga em relação ao vencimento dos tributos, para haver tempo de tratar qualquer inconsistência sem risco de multa.
| Momento | Quem faz | Prazo típico |
|---|---|---|
| Envio de documentos | Empresa | Primeiros dias do mês |
| Fechamento contábil | Contabilidade | Logo após o envio |
| Apuração de indicadores | Contabilidade | Após o fechamento |
| Reunião de leitura | Empresa e contabilidade | Dia fixo no mês |
| Ações decorrentes | Responsáveis definidos | Até a próxima reunião |
Momento 3: apuração
A partir do fechamento, aplica-se a reclassificação entre custo fixo e variável e calculam-se os indicadores escolhidos: margem de contribuição por linha, ponto de equilíbrio, margem líquida, ciclo financeiro, ticket médio e inadimplência.
Tudo comparado ao mês anterior e ao mesmo mês do ano passado, porque número isolado não informa e a comparação com um período só pode enganar.
O resultado cabe em uma página, com três ou quatro linhas de comentário apontando o que mudou e o que merece atenção. Relatório extenso não é lido, e relatório não lido não muda decisão.
Momento 4: a reunião
Dia fixo, pauta curta, uma hora no máximo. Começa pela comparação dos indicadores, passa pelas variações que precisam de explicação e termina nas decisões e nas ações com responsável e prazo.
Quem participa: o empresário e quem apurou. Quando existe equipe, vale incluir quem responde pelas frentes analisadas, porque a explicação de uma variação costuma estar com quem opera.
O ponto que faz a reunião valer é terminar com decisões escritas. Reunião que analisa e não decide vira ritual, e ritual sem consequência é abandonado em poucos meses.
Ação definida antes
Vale combinar previamente o que se faz quando cada indicador sai da faixa: margem caiu, revisa-se preço e mix; prazo de recebimento subiu, aciona-se a cobrança; inadimplência passou do limite, suspende-se prazo. Assim a reunião decide rápido em vez de discutir do zero.
O sinal de que está funcionando
Três sinais aparecem entre o quarto e o sexto mês. As perguntas mudam: deixam de ser sobre quanto entrou e passam a ser sobre por que a margem variou.
As decisões passam a citar números. Alguém diz que não vale dar mais prazo àquele cliente porque o ciclo financeiro já está em determinado patamar, em vez de decidir pela relação pessoal.
E o dono passa a antecipar. Quando ele olha a projeção e menciona um aperto que só vai acontecer daqui a seis semanas, a controladoria cumpriu o seu papel. É o que a VGR persegue em controladoria. Uma contabilidade em Campo Grande com rotina de controladoria entrega essa projeção junto com o fechamento do mês.
Perguntas frequentes
Quais são os momentos da rotina?
Envio dos documentos pela empresa, fechamento contábil com conciliação e provisões, apuração dos indicadores a partir do fechamento e reunião de leitura com dia marcado e decisões registradas.
O que mais atrasa a rotina?
O envio dos documentos, que depende inteiramente da empresa. Documento que chega tarde empurra o fechamento, a apuração e a leitura para o meio do mês seguinte, quando a informação já perdeu utilidade.
O que sempre falta no envio?
Extrato de alguma conta secundária, relatório da maquininha e comprovantes de despesas pagas em dinheiro. Os três respondem pela maior parte dos ajustes posteriores e são evitáveis com lista de conferência.
Por que reconhecer provisões?
Porque férias e décimo terceiro se formam mês a mês, então o custo pertence ao período trabalhado. Sem provisão, o resultado do mês aparece melhor do que é e toda a análise seguinte fica viciada.
Como deve ser a reunião de leitura?
Dia fixo, pauta curta e no máximo uma hora: comparação dos indicadores, explicação das variações e decisões com responsável e prazo. Reunião que analisa e não decide vira ritual e é abandonada.
Quem deve participar?
O empresário e quem apurou. Quando há equipe, vale incluir quem responde pelas frentes analisadas, porque a explicação de uma variação costuma estar com quem opera e não com quem calcula.
Como saber que a rotina está funcionando?
Quando as perguntas mudam de quanto entrou para por que a margem variou, quando as decisões passam a citar números em vez de relação pessoal, e quando o dono antecipa apertos que só vão acontecer semanas depois.
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Fontes oficiais
Conselho Federal de Contabilidade, Sebrae
Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em . Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.