Quanto custa uma contabilidade e o que entra no preço
O honorário contábil é definido por volume de trabalho, não por tamanho de empresa. Os fatores que mais pesam são o regime tributário, a quantidade de notas emitidas e recebidas, o tamanho da folha, o número de obrigações acessórias e a profundidade da análise contratada. Duas empresas com o mesmo faturamento podem ter honorários bem diferentes se uma delas tem cem notas por mês e a outra tem cinco. Este guia explica o que forma o preço, o que costuma ser cobrado à parte e como comparar propostas sem se enganar com o valor menor.
- O preço segue volume de trabalho, não faturamento
- Regime tributário é o fator que mais muda o valor
- Quantidade de notas e tamanho da folha pesam diretamente
- Serviços pontuais costumam ser cobrados à parte
- Proposta sem escopo escrito é o principal sinal de alerta
- Preço muito abaixo do mercado costuma cobrar depois
- Comparar propostas exige comparar escopo, não só valor
O que forma o honorário
A conta que um escritório sério faz é de horas. Quantas horas por mês aquela empresa vai consumir entre escrituração, apuração, folha, obrigações, atendimento e análise.
Por isso duas empresas com faturamento igual podem ter honorários bem diferentes. Uma prestadora de serviço que emite cinco notas por mês e tem dois funcionários dá muito menos trabalho que um comércio com cem notas, controle de estoque e dez funcionários, mesmo que os dois faturem o mesmo.
- Regime tributário: Simples, Presumido ou Real, em ordem crescente de trabalho
- Volume de notas emitidas e recebidas por mês
- Número de funcionários e complexidade da folha
- Quantidade de obrigações acessórias exigidas da atividade
- Necessidade de controle de estoque e apuração de custo
- Existência de inscrição estadual e apuração de ICMS
- Profundidade da análise contratada, de obrigação em dia a controladoria
Por que o regime pesa tanto, perfil por perfil
É o fator isolado que mais mexe no valor, e a razão é simples: cada regime exige um conjunto diferente de trabalho.
No Simples Nacional a apuração é unificada e as obrigações são menores. No Lucro Presumido entram apurações separadas de IRPJ, CSLL, PIS e Cofins, com obrigações adicionais. No Lucro Real soma-se escrituração contábil completa com fins fiscais, apuração de crédito e um controle bem mais rigoroso.
Não é o escritório cobrando mais por capricho. É volume de trabalho diferente.
| Perfil | O que mais consome tempo | Faixa de complexidade |
|---|---|---|
| Prestador no Simples, sem funcionário | Apuração mensal e obrigação básica | Baixa |
| Comércio no Simples, com funcionários | Notas, estoque e folha | Média |
| Serviço no Lucro Presumido | Apurações separadas e retenções | Média a alta |
| Distribuidora no Lucro Real | Crédito, estoque e escrituração completa | Alta |
| Empresa com filial e vários regimes | Consolidação e controles paralelos | Alta |
O que costuma ser cobrado à parte
Aqui mora a maior parte das surpresas. Serviços que não fazem parte da rotina mensal normalmente têm cobrança própria, e isso é legítimo, desde que esteja combinado antes.
O problema não é a cobrança extra. É descobrir a cobrança extra depois de o serviço ter sido feito.
- Abertura, alteração e baixa de empresa
- Parcelamento de débitos e negociação com o fisco
- Certidões específicas e atendimento a fiscalização
- Planejamento tributário e estudo de mudança de regime
- Levantamento de crédito e revisão tributária de períodos anteriores
- Laudo, perícia e relatório para financiamento
- Regularização de anos anteriores e retificações em série
- Décimo terceiro e rescisões, em alguns contratos
O preço baixo que sai caro
Existe ganho real de eficiência que permite preço competitivo. Mas quando a proposta está muito abaixo do mercado, vale entender de onde vem a diferença, porque ela vem de algum lugar.
Normalmente vem de três lugares: menos horas de análise, atendimento sem responsável definido ou escopo reduzido ao mínimo da obrigação, sem nenhuma leitura de resultado.
O custo aparece depois. Imposto pago a mais por regime não revisado, multa por prazo perdido, decisão tomada sem informação e, no pior caso, passivo descoberto anos depois. É comum a economia de honorário de um ano ser consumida por um único erro.
Como identificar antes de contratar
Não é preciso ser especialista. Algumas perguntas simples revelam bastante.
- Peça o escopo por escrito, com o que está incluído e o que é extra
- Pergunte quem é o profissional responsável pela sua empresa, pelo nome
- Pergunte o prazo de resposta a uma dúvida, em dias
- Pergunte o que você recebe todo mês, além das guias
- Pergunte com que frequência alguém senta com você para explicar os números
- Pergunte o que acontece com o valor se a empresa crescer
Comparar propostas sem se enganar
Colocar dois valores lado a lado não é comparação. Comparação é colocar dois escopos lado a lado e ver o que cada um entrega pelo valor pedido.
Uma proposta que inclui apuração, obrigações, folha, atendimento com prazo e reunião de resultado não é comparável com outra que entrega apenas as guias no vencimento, ainda que a segunda custe metade.
Vale montar uma tabela simples com as linhas do que importa para a sua empresa e preencher com o que cada proposta diz. O que não estiver escrito, considere como não incluído.
O que deve estar na proposta
Uma proposta completa não precisa ser longa. Precisa ser específica.
- Serviços incluídos na mensalidade, item a item
- Serviços cobrados à parte, com o critério de cobrança
- Prazo de entrega de cada obrigação e de resposta a dúvidas
- O que a empresa precisa enviar e em que prazo
- Profissional responsável e canal de atendimento
- Condições de reajuste e o que muda o valor
Quando vale pagar mais
Nem toda empresa precisa do mesmo nível de serviço, e pagar por profundidade que você não vai usar também é desperdício.
Vale pagar mais quando a empresa tem decisão relevante para tomar, quando o regime tributário está em dúvida, quando existe crescimento acelerado, quando há sócios com interesses a alinhar ou quando o setor tem complexidade fiscal alta, como comércio com substituição tributária e saúde.
Não vale pagar mais por relatório bonito que ninguém lê, por sistema com muitos gráficos e nenhuma análise, nem por atendimento que promete velocidade e não define prazo.
Como a VGR trabalha o preço
A proposta sai depois de entender a operação, nunca antes. Volume de notas, tamanho da folha, regime, obrigações da atividade e profundidade desejada de análise entram na conta.
O escopo vem por escrito, separando o que está na mensalidade do que é cobrado à parte, com prazo de entrega e responsável definidos. Se a empresa crescer e o volume mudar, a conversa sobre reajuste acontece antes, não na fatura.
A unidade fica na Rua Dr. Michel Scaff, 105, Sala 05, Chácara Cachoeira, em Campo Grande, e a conversa inicial é sem compromisso, inclusive para dizer quando um serviço não é necessário agora.
Honorário e o custo de não ter informação
Existe uma conta que quase nunca é feita na hora de escolher: quanto custa não ter a informação a tempo.
Empresa que não sabe a margem por produto aceita tabela ruim de convênio ou de cliente grande. Empresa que não revisa regime paga a mais todo mês sem perceber. Empresa que descobre o resultado noventa dias depois do trimestre decide olhando pelo retrovisor.
Nenhum desses custos aparece na proposta de honorário, e todos são maiores que a diferença entre duas propostas. É por isso que a comparação por valor isolado engana tanto.
Exemplos que aparecem com frequência
São situações reais que chegam ao escritório já consumadas, quando o custo já foi pago.
- Empresa no anexo errado do Simples por fator R nunca calculado
- Crédito de PIS e Cofins deixado de lado por falta de análise
- Preço formado sobre custo desatualizado há dois anos
- Distribuição de lucro sem lastro contábil, descoberta em fiscalização
- Obrigação entregue em atraso repetidamente, com multa acumulada
Contrato: o que evita atrito depois
Boa parte do desgaste entre empresa e escritório nasce de expectativa não combinada, não de má prestação de serviço. Um contrato específico resolve quase tudo isso antes de acontecer.
Não precisa ser longo. Precisa dizer o que está incluído, o que é extra, em que prazo cada coisa acontece, o que a empresa precisa enviar e quem responde de cada lado.
Vale também definir como se encerra a relação: prazo de aviso, entrega de arquivos e procurações, e o que acontece com serviço em andamento. Combinar a saída no começo é o melhor sinal de que os dois lados estão agindo de boa-fé. Ao fechar com um escritório contábil em Campo Grande, deixe por escrito como serão entregues os arquivos e as procurações na saída.
Perguntas frequentes
Quanto custa uma contabilidade por mês?
Depende do volume de trabalho, não do faturamento. Regime tributário, quantidade de notas, tamanho da folha e obrigações da atividade são os fatores que mais pesam. Duas empresas com o mesmo faturamento podem ter valores bem diferentes.
Por que o Lucro Real custa mais?
Porque exige escrituração contábil completa com fins fiscais, apuração de crédito e controles bem mais rigorosos. É volume de trabalho maior, não margem maior do escritório.
O que costuma ser cobrado à parte?
Abertura, alteração e baixa de empresa, parcelamento, atendimento a fiscalização, planejamento tributário, revisão de períodos anteriores e regularização de atraso. É legítimo, desde que esteja combinado antes.
Vale a pena escolher pelo menor preço?
Só se o escopo for equivalente. Valor muito abaixo do mercado costuma significar menos análise, atendimento sem responsável ou serviço reduzido ao mínimo. O custo aparece depois, em imposto a mais ou prazo perdido.
Como comparo duas propostas?
Colocando os escopos lado a lado, não os valores. Monte uma tabela com o que importa para a sua empresa e preencha com o que cada proposta diz. O que não estiver escrito, considere como não incluído.
O valor muda se minha empresa crescer?
Costuma mudar, porque o volume de trabalho cresce junto. O importante é que o critério de reajuste esteja definido no contrato, para a conversa acontecer antes e não na fatura.
Preciso pagar por controladoria?
Só se você for usar. Controladoria vale quando existe decisão relevante a tomar, crescimento acelerado ou necessidade de enxergar margem por linha. Pagar por relatório que ninguém lê é desperdício.
Posso negociar o honorário?
Pode, e o melhor caminho é negociar escopo, não só valor. Ajustar o que está incluído para o que a empresa realmente precisa costuma dar um resultado melhor para os dois lados que apenas pedir desconto.
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Fontes oficiais
Conselho Federal de Contabilidade, Receita Federal, Portal do Simples Nacional
Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em . Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.