Apuração de impostos: como o cálculo é feito mês a mês

Apurar imposto não é aplicar um percentual sobre o faturamento. É reunir todos os documentos do período, classificar cada operação, identificar o que é tributado e o que não é, abater créditos e retenções e só então calcular. Quando o empresário recebe uma guia diferente da que esperava, quase sempre a explicação está em uma dessas etapas, e não em mudança de lei.

A apuração parte dos documentos do período, não do valor depositado em conta.
No Simples, a alíquota efetiva depende da receita dos últimos doze meses.
Retenções sofridas e créditos abatem o valor devido e precisam ser controlados.
Nota cancelada, denegada ou emitida em contingência exige tratamento próprio.
Divergência entre o que foi escriturado e o que consta nos sistemas oficiais gera cobrança.

O que entra na apuração

O ponto de partida são as notas fiscais emitidas no período, que formam a receita. Ao lado delas entram as notas de entrada, que podem gerar crédito, os documentos de serviços tomados, os comprovantes de retenção e a folha de pagamento, quando o tributo incide sobre ela.

Também é preciso considerar o que não é receita tributável, como devolução de venda, cancelamento e determinadas transferências. Empresa que trata o depósito bancário como receita erra nos dois sentidos: inclui o que não deveria e exclui a venda a prazo ainda não recebida.

É por isso que a apuração se baseia em documento, e não em extrato. O extrato serve para conciliar, o documento serve para apurar.

Regime de competência e regime de caixa

A regra geral é apurar por competência, considerando a venda quando ela ocorre. Em algumas situações previstas em lei é possível apurar pelo regime de caixa, considerando o recebimento. A escolha tem efeito relevante em empresa que vende parcelado e precisa ser formalizada, não improvisada mês a mês.

Por que o valor muda a cada mês e as etapas da apuração

No Simples Nacional, a alíquota aplicada não é fixa: ela depende da receita bruta acumulada dos últimos doze meses. Um mês de faturamento alto entra nessa base e continua nela por um ano, elevando a alíquota dos meses seguintes mesmo que o movimento normalize.

Em empresas de serviço, entra ainda o Fator R, que compara folha e receita e pode mudar o anexo de um mês para o outro. Duas variáveis móveis explicam quase toda a variação que surpreende o empresário.

No Lucro Presumido, a apuração do imposto de renda e da CSLL é trimestral, o que concentra o desembolso em determinados meses. E em qualquer regime, retenções sofridas em um mês e não em outro alteram o valor a recolher.

Etapas da apuração de impostos, o que é feito em cada uma e o erro mais comum
Etapa da apuração	O que é feito	Erro comum
Coleta de documentos	Reunir notas de saída e de entrada	Faltar nota de serviço municipal
Classificação	Definir o tratamento de cada operação	Produto com cadastro errado
Segregação de receitas	Separar por atividade e anexo	Somar tudo no anexo mais caro
Abatimento	Aplicar créditos e retenções	Retenção não aproveitada
Cálculo	Aplicar a alíquota efetiva	Usar a alíquota nominal da faixa
Conferência	Comparar com os sistemas oficiais	Pular a etapa e descobrir depois

A conferência que evita cobrança

Os documentos fiscais eletrônicos ficam registrados em ambientes oficiais, e o Fisco cruza o que a empresa declarou com o que consta nesses ambientes. Divergência aparece como inconsistência e vira cobrança.

A conferência mensal compara três coisas: as notas emitidas segundo o sistema da empresa, as notas registradas no ambiente oficial e o que foi efetivamente escriturado. Diferenças costumam ter causa simples, como nota emitida em contingência que não foi transmitida ou nota cancelada fora do prazo.

Fazer essa conferência todo mês custa pouco. Descobrir a divergência dois anos depois, com multa e juros, custa muito, e a essa altura reconstituir o que aconteceu já é difícil.

Onde a empresa costuma pagar a mais

O primeiro caso é o anexo ou o percentual de presunção errado, por CNAE que não corresponde à atividade. O segundo é a falta de segregação de receitas em empresa com mais de uma atividade, com tudo somado no tratamento mais pesado.

O terceiro são as retenções sofridas e nunca compensadas, comum em prestador de serviço com carteira corporativa. O quarto é o crédito de entrada não aproveitado, por cadastro de produto incorreto.

O quinto é a inclusão, na base de cálculo, de valores que não deveriam estar ali, como determinadas devoluções e transferências. Todos são identificáveis refazendo a apuração do período, o que é o escopo da revisão tributária.

E onde costuma pagar a menos

O outro lado também existe e é mais perigoso, porque acumula com multa. As causas mais comuns são o ICMS por substituição tributária não recolhido nas compras interestaduais, o diferencial de alíquota ignorado e receita não escriturada por falta de envio de documento ao contador.

O que a empresa precisa fazer para a apuração sair certa

A apuração é feita pela contabilidade, mas depende do que chega até ela. Enviar todos os documentos do período, com todas as contas bancárias, os relatórios das operadoras de cartão e as informações de pessoal, é a parte que só a empresa pode fazer.

Comunicar antes as mudanças também: nova atividade, novo tipo de operação, venda para outro estado, abertura de filial. Cada uma dessas mudanças altera a apuração, e descobrir depois obriga a retificar.

E manter o cadastro de produtos e serviços correto, porque é ele que define o tratamento aplicado em cada operação. Com esses três pontos em ordem, a apuração deixa de ser fonte de surpresa e passa a ser rotina previsível, que é o que a VGR mantém em contabilidade fiscal e tributária. Um contador em Campo Grande que acompanha a apuração mensal consegue apontar quando o cadastro está gerando imposto errado.

Perguntas frequentes

Como é feita a apuração de impostos?

Reunindo os documentos do período, classificando cada operação, segregando as receitas por atividade, abatendo créditos e retenções e só então aplicando a alíquota correspondente. A base é o documento fiscal, e não o valor depositado em conta.

Por que o valor do imposto muda todo mês?

No Simples, porque a alíquota efetiva depende da receita bruta acumulada dos últimos doze meses, e em serviços também do Fator R, que pode mudar o anexo. No Lucro Presumido, porque parte da apuração é trimestral. Retenções sofridas também alteram o valor a recolher.

A apuração usa o extrato bancário?

O extrato serve para conciliar, não para apurar. A base são os documentos fiscais, porque o depósito não distingue receita tributável de transferência, e a venda a prazo gera receita antes de o dinheiro entrar.

O que é conferência das notas nos sistemas oficiais?

É comparar as notas emitidas segundo o sistema da empresa, as registradas no ambiente oficial e as efetivamente escrituradas. O Fisco faz esse cruzamento, e divergência vira cobrança, geralmente descoberta anos depois com multa e juros.

Onde as empresas costumam pagar imposto a mais?

Em anexo ou percentual de presunção errado por CNAE incorreto, falta de segregação de receitas, retenções sofridas nunca compensadas, crédito de entrada não aproveitado e inclusão indevida de valores na base de cálculo.

E a pagar a menos?

Principalmente por ICMS de substituição tributária não recolhido em compras interestaduais, diferencial de alíquota ignorado e receita não escriturada por falta de envio de documentos. Esses casos acumulam com multa e juros.

O que a empresa precisa fazer para a apuração sair correta?

Enviar todos os documentos do período, incluindo extratos de todas as contas e relatórios das operadoras de cartão, comunicar antes qualquer mudança de atividade ou de tipo de operação, e manter o cadastro de produtos e serviços correto.

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Fontes oficiais

Receita Federal do Brasil, Portal da Nota Fiscal Eletrônica, Secretaria de Fazenda de Mato Grosso do Sul

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em agosto de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.